Seit Februar 2003 besteht eine Arbeitsgruppe Notfall, die sich aus in Heidelberg ansässigen Archiven und Museen zusammengefunden hat.
Aus der Erkenntnis heraus, dass die ersten 24 Stunden für die Rettung von Archivgut entscheidend sind, hat sie einen Notfallplan entwickelt. Die Maßnahmen stellen überwiegend eine Reaktion auf Wasserschäden dar und sind darauf gerichtet, Handlungsfreiheit und Zeit zu gewinnen.
Weil eventuell hohe Kosten bei der Beauftragung eines Dienstleisters entstehen können, ist die Genehmigung dafür vom Archivträger meist nicht schnell zu erhalten. Daher konzentriert sich die Arbeitsgruppe Notfall auf ein realistisches, mit Eigenmitteln bewältigbares Schadensszenario von 100 Laufmetern.

Zum Instrumentarium der Arbeitsgruppe Notfall gehören:

• Notfallplan (Alarmierungsplan, Feuerwehreinsatzplan)
• Notfallboxen
• Bergekräfte
• Verträge mit Dienstleistern und Vereinbarungen mit
Notfallpartnern
• regelmäßige Übungen
• regelmäßige Fortbildungskurse
• kontinuierlicher Austausch mit benachbarten Notfallverbünden